Ru 
Uk 
En Склад как осознанная необходимость. Любовь ГОЛОЦВАН
Начнем с основ магазиностроения. Невозможно представить современный магазин без склада. Как бы не совершенствовалась система снабжения, привязываясь к спросу на товары, определенный запас магазину все равно необходим. Потому задача ритейлера при проектировании будущего магазина или преобразовании существующего – учесть и эту его потребность.
Расположение
Прежде всего под склад необходимо выделить достаточное помещение. Оно должно соответствовать нескольким параметрам: 1) Достаточная площадь, на которой должно хватать места для расположения товара, обеспечивающего поддержку всего ассортимента. 2) Помещение должно быть доступно, удобно для снабжения зала. В противном случае перемещение товара будет слишком трудоемким. Сообщение между залом и складом должно быть максимально свободным. 3) Помещение должно иметь все необходимые коммуникации. Оно должно снабжаться э\энергией, водой, если необходимо – подъемниками и другими средствами перемещения грузов. 4) Складское помещение должно хорошо вентилироваться. Особенно это касается сухих кладовых, в которых хранятся гигроскопичные продукты (мука, сахар). Мощность освещения на складе рассчитывается в зависимости от коэффициента зрительной работы и составляет обычно 150 – 300 лк.
Складская математика
При расчете потребностей в складских помещениях необходимо начинать с планограммы зала. С ее помощью необходимо определить место товарных групп на витринах. Также необходимо прогнозировать будущие продажи по товарной группе. Приведем пример одной из них: Масло пакетированное. Прогнозируемые продажи – 300 шт. \ день. Частота завоза – 2 раза в неделю. Место на витрине – 200 шт. Итого максимальное количество, заказываемое на магазин = 1200 шт. (с учетом возможного всплеска продаж) Максимально возможное количество на складе = 1000 шт. Физический объём этого количества = 0,16 м*3. Это и есть максимальная потребность складской морозильной камеры. Таким же образом можно рассчитать потребность по каждой товарной группе. Конечно, гораздо проще эти расчеты проводить, если за плечами компании значительный опыт открытия магазинов такого же формата. На величину товарных запасов влияют следующие показатели: Увеличивают: 1) Продажи. 2) Физический объем товара. Уменьшают: 1) Выделенное витринное пространство. 2) Частота завоза. Одна из упрощенных методик: площадь склада = 10% – 20 % от площади торгового зала. При наличии в составе торговой сети распределительного центра (РЦ) потребность в складе существенно снижается. Она существует только тогда, когда дневные продажи превышают витринное пространство. Кроме того, если магазин работает в формате гипермаркета (в дальнейшем – ГМ) или Cash & Carry, то значительная часть запаса располагается на верхних стеллажах, расположенных над торговыми полками.
Расположение склада (при проектировании магазина). Идеальна, безусловно, ситуация, когда ритейлер имеет дело со свободной площадкой, на которой можно строить магазин по заранее составленному проекту. В таком случае возможно предусмотреть не только текущие потребности, но и возможности будущего преобразования помещения. Ведь не исключено, что со временем могут изменяться коньюнктура, конкурентная среда, а также возможности и потребности ритейлера, например, в лучшую сторону.
Одноэтажный СМ
Если нет ограничений в площади, то наилучшее расположение склада – на примыкающем к залу участке. В таком случае бесконечны будут его возможности расширения, как и возможности расширения для самого зала. В противном случае, когда выделенный под СМ участок ограничен по площади, использовать под склад основной этаж нецелесообразно. Если есть ограничения не только по площади участка, но и по количеству этажей (например, если СМ – в составе жилого дома), то склад целесообразно «опустить» в подвал. Если же данного ограничения не существует, имеет право на существование вариант расположения склада над площадью торгового зала. Преимущества данного способа следующие:
1) На складе можно поставить окна. Это уменьшит потребности в расходе энергии, а также сделает работу на складе более комфортной.
2) Выдача товара в зал происходит, естественно, чаще, чем прием товара. Спуск товара менее энергозатратный. Это также, пусть и незначительная, но экономия.
3) Стены склада могут использоваться как дополнительная внешняя рекламная плоскость, которую можно как использовать под собственные рекламные акции, так и на совместные с производителями и дистрибьюторами.
Вполне возможно использовать верхний этаж под офисное помещение. Итого, если выбор существует, то «рост» магазина вверх не менее оправдан, чем «уход» в подвал.
Многоэтажный торговый центр
В случае с ТЦ образование складских зон совершенно иное, чем при строении, в которых доминирующая часть торговой площади принадлежит одному ритейлеру. Отличие очевидно: каждый арендатор будет обладать собственным складом. Естественно, необходимо на этапе постройки оговорить с ключевыми арендаторами (с «якорными» в т. ч.) их складские потребности. И заложить их в проект. Стоит, однако, учитывать, что отношения все-таки временные (хотя и могут быть продлены), и, возможно, арендатор может быть сменен. Потому проект должен быть несколько усредненным, учитывать возможную смену ритейлера. Учесть же интересы всех прочих арендаторов, число которых может исчисляться десятками, невозможно. Для них возможно предусмотреть некую общую складскую зону, организованную по принципу камеры хранения. На ней каждый может использовать нужное ему пространство и оплачивать за палето-место, за ящик или по иной схеме. Возможно использование изолированных отсеков, к каждому из которых арендатор будет иметь индивидуальный доступ. Чем более дорогие товары предполагается реализовывать через данный торговый центр (в дальнейшем – ТЦ), тем более унифицированные виды услуг можно предлагать ритейлерам. Под склады можно отдавать во временную аренду временно находящиеся без ритейлера магазины. Естественно, в договоре должен быть указан очень ограниченный срок на освобождение – 7-10 дней. При работе в торгово-развлекательном центре (в дальнейшем – ТРЦ), расположенном на значительном пространстве, проблема общей складской зоны решается гораздо проще: она выносится за торговые ряды. Желательно предусмотреть возможность ее расширения. Тем более, что складские площади сейчас в дефиците.
Расположение склада в готовом помещении, которое использовалось под объект торговли.
При покупке такого помещения ритейлеру придется оценить, насколько существующее расположение удовлетворит его потребности. Если не меняется формат СМ, а меняется только владелец, то, вполне вероятно, никаких перемен не произойдет. Если же формат изменен, вполне возможно, что площади может не хватать, либо она будет избыточной. Если площадь избыточна, необходимо пересмотреть возможности ее использования. Присоединить помещение к торговому залу, преобразовать в административное помещение, использовать под зону отдыха персонала и пр. Гораздо сложнее, если предусмотренной складской площади недостаточно. В таком случае придется пересматривать распределение площади между вспомогательными помещениями, а, возможно, и торговым залом. Кроме того, продуктовому ритейлеру, например, понадобится расположить охлаждающее торговое оборудование, возможно, применить средства к возможной интенсификации обращения товара между складом и торговым залом.
Переоборудование помещения под магазин.
Если же помещение ранее было жилым, производственным и т.д., т. е. не торговым, помимо согласования на его перевод, необходимо будет пересмотреть внутренний проект. Очень важно, насколько помещение поддается переоборудованию, смещению стен, в частности. Особенно может мешать переоборудованию тот факт, что, например, помещение находится в основании многоэтажного здания, и многие стены внутри него являются несущими. Несмотря на известную практику продажи помещений по стоимости м*2, на этапе заключения договоренности необходимо провести комплексное исследование помещения. В числе прочего необходимо оценить, насколько оно применимо под розничную торговлю. Возможно, в силу особенностей из полезной площади может оказаться лишь 90 % или меньше. В любом случае это необходимо учитывать.
Товарные зоны и зоны ответственности.
Склад – не менее уязвимый участок, чем торговый зал магазина самообслуживания. В отличие от зала, на складе товар сконцентрирован и не менее привлекателен для злоумышленника. Отличие в том, что им может быть только собственный сотрудник. А, как известно, количество краж со стороны собственного персонала может быть и более значительным, чем со стороны посетителей. Потому у склада должно быть ограниченное количество лиц, имеющих доступ, которым позволительно отпускать товар в зал. Если этого требует ситуация, то в отдельную должность выделяется заведующий складом, который руководит приемом товара, его хранением, учетом и выдачей в зал.
Но функции завскладом должны быть шире, чем просто прием и выдача товара.
1) Завскладом должен сигнализировать о перегрузке склада. В отдельных случаях возможна ситуация, когда менеджеры по закупкам (в дальнейшем – МПЗ) не особенно тщательно следят за чрезмерными товарными остатками. Это бывает, когда зарплата МПЗ не зависит от оборачиваемости товара. В таком случае МПЗ выгодно, чтобы товарный запас был постоянно, неважно даже, если он чрезмерен. Завскладом должен фиксировать ситуацию, когда загрузка склада приближается к критической. Если более 95 % площади использованы, это влечет за собой следующие затруднения. По складу элементарно труднее перемещаться. Кроме того, в случае необходимости больших закупок (в случае проведения акций, распродаж и пр.) на складе не будет резерва площади.
Поэтому завскладом должен акцентировать внимание на целесообразности складских остатков, если загрузка склада превышает 90 %.
2) Завскладом необходимо регулярно (не менее раза в квартал) проводить сверки с отделом учета для сопоставления реальных и учетных остатков. Это сможет дать объективную картину. Ведь нередки ситуации, когда на складе «зависают» две-три единицы брака, негодных к продаже. А МПЗ новых заказов поставщику не делает. Он считает, что товар есть. 3) Программа учета должна сообщать завскладом о частоте трансакций. Если товар выдается со склада реже, чем в месяц (а в продуктовых СМ реже, чем раз в неделю), то возникает вопрос о целесообразности его нахождения там. Возможно, запас товара не должен быть большим, чем количество на витрине.
Распределение товара на складе.
Товары, пользующиеся ситуативным спросом, «создающие витрину», должны главным образом на полке и храниться. Потому при формировании ассортимента желательно выделить группы товаров, которые будут заказываться только в количестве, достаточном для закрытия полки. Для товаров, находящихся на складе, необходимо провести АВС, XYZ – анализ. Более подробно процедура его проведения раскрывалась в №5 2006 года. Вкратце об основных принципах. АВС-анализ распределяет товары по объемам перемещения между складом и залом. XYZ – по частоте перемещения. Итого, товар АХ, перемещаемый в больших объемах и часто, должен располагаться максимально близко к входу на склад. Соответственно товары СZ (перемещаемые редко и в небольших количествах), могут быть менее доступны, чем другие. Складское оборудование нередко является отслужившим торговым. Это не лучший вариант, хотя он и экономит средства.
При закупке специализированного складского оборудования следует учесть следующее. Охлаждающие витрины закрытого типа более эргономичны и не охлаждают остального помещения. Камеры необходимо подключать к трем сетям – канализации (для слива воды, образующейся в результате оттайки), системе холодоснабжения (фреоновым трубопроводам) и системе электроснабжения. Камеры используются в четырех температурных режимах: +3… +5 оС – для хранения гастрономии и молочных продуктов, +5… +8 оС – для хранения овощей и фруктов, – 7… 0 оС – для хранения свежего мяса, рыбы и птицы, – 18… – 24 оС – для хранения замороженных продуктов. Овощи и фрукты можно хранить без охлаждения, но лишь ограниченное время, при условии быстрого перемещения в зал. В противном случае они быстро теряют вес. При размещении низкотемпературной камеры необходимо провести термоизоляцию пола. Если в этом помещении ранее не был сделан приямок (углубление в полу), то для того, чтобы завезти товар в камеру, необходимо сделать пандус, который будет перегораживать часть коридора. Внешний вид оборудования играет меньшую роль, а его грузостойкость – большую. Стеллажи должны открывать доступ к товару с обеих сторон. Специализированные стеллажи для камер должны быть покрыты стойкой краской, которая сможет выдерживать перепады температур и защищать от коррозии. С этим утверждением согласен и Андрей Суворов, Начальник Департамента промышленных продуктов и маркетинга ООО «Научно- производственное предприятие «ИМВО». При выборе складских стеллажей большинство ритейлеров все еще отдают предпочтение импортным. Важной их особенностью является то, что в них мобильность элементов заложена в конструкцию, т. е. не существует болтовых соединений. Это позволяет экономить время при сборке и реорганизации элементов оборудования в зависимости от количества и наименования товаров на складе. Импортные стеллажи существенно дороже, но благодаря своим особенностям они пользуются спросом. В основе стеллажей национального производителя лежит абсолютно типичный для всех европейских (и не только) производителей принцип конструкции стеллажа. Это рама с перфорированными отверстиями и траверса с кронштейном, который крепится своими зацепами к стойке, и никаких болтовых соединений. Конструкция абсолютно сбоно-разборная и мобильная. Подавляющее большинство украинских производителей стеллажных конструкций используют именно такую практику. Стеллаж – это конструктор, который можно собрать таким, каким он нужен для конкретного вида товара. Поэтому практика подсказывает, что стеллажи ставятся с запасом и универсально – то есть будет ли на балках стоять поддон с сахаром или чипсами – не важно, главное, что паллета с сахаром там спокойно устоит. Не очень логично для склада закупать, например, рамы и балки под разные нагрузки (никто их не будет менять при переходе на иные нагрузки, да и зачем тратить деньги.) Для этого необходимо знать вес минимальной единицы товара и его количество, которое будет храниться на полке. Очень важно учитывать грузоподъемность стеллажей. В многоярусных конструкциях легкий товар обычно располагается на верхних полках, а тяжелый – на полу или на нижних ярусах, так как известно, что при наборе высоты падает грузоподъемность, и в результате конструкция теряет устойчивость. Таковы рекомендации всех производителей стеллажей – тяжелое внизу, легкое вверху. Но потребитель практически никогда не придерживается такого принципа, важно для зав.складом быстро реагировать на запросы – т.е. снимать легкий, но хорошо оборачиваемый товар с четвертого яруса он не будет. Такой поддон будет стоять в стеллаже на полу, вблизи выезда со склада. В любом случае, все конструкции рассчитываются таким образом, что тяжелое будет наверху.
Рассмотрим основные принципы размещения товаров в разных единицах ритейла.
Классический продуктовый СМ.
Стеллажи и охлаждающие камеры могут быть расположены по периметру. Товар должен быть расположен в соответствии с совместимостью товарных групп. Как известно, чаи и сигареты очень легко вбирают в себя посторонние запахи. Потому их нельзя размещать возле бытовой химии. Остальные же товары должны быть расположены в соответствии с товарными группами. Так будет проще делать отборку для перемещения в зал. Ведь заявки будут поступать в течение всего дня. Нецелесообразно делать одну общую отборку для потребностей всего зала. Она займет время, а это обернется потерей продаж. Как правило, товар со склада будет отпускаться вручную, потому проходы должны быть достаточными для свободного перемещения людей. Если же не обойтись без техники (роклы или погрузчика), ширина проходов должна им соответствовать.
СМ бытовой техники
Склад должен быть поделен на зону, откуда товар будет перемещаться с помощью погрузчика, и на зону работы вручную. Среди бытовой техники довольно много товаров больших размеров (холодильники, стиральные машины), которые не переместить без вспомогательных средств. Соответственными должны быть и проходы. Товар, естественно, хранится на паллетах. В этой зоне очень важно провести качественный АВС, XYZ – анализ. В зоне «легкого» товара возможно размещение стеллажей. Товар практически весь упакован, его можно размещать один на другом, но важно соблюдать условия относительно предельного числа единиц, находящихся сверху. Аптека. Потребность в складском помещении очень невелика в силу малого размера самих товаров. Основное требование к складу – скорость нахождения на нем товара, ведь ассортимент аптек достаточно широк. Товар обязательно должен быть поделен на товарные группы. Провизору достаточно разбираться в них, чтобы достаточно быстро отбирать нужный ему товар. Организация работы с поставщиками Одна из основных функций склада – это организация приемки товара. Этот процесс имеет две стороны. С одной – желательно принимать товар как можно чаще, чтобы запасы были минимальными и обеспечивающими потребности ближайшего периода. С другой же, ежедневный прием десятков поставщиков чреват несколькими осложнениями. Это и перегруженность приемщиков товара, и постоянные очереди поставщиков. Да и отношения самих поставщиков. Ведь очереди создают им очень значительные потери часов работы автопарка. Некоторые поставщики вовсе могут отказаться доставлять товар чаще, чем раз в неделю, например. Для соблюдения интересов всех сторон необходимо качественно организовать работу с поставщиками. Для этого необходимо разработать четкие правила и придерживаться их в отношениях с каждым дистрибьютором.
1) Необходимо организовать график подачи заявок поставщикам и их выполнения. Если первый график может организовать МПЗ, то второй необходимо будет составить завскладом. Конечно, второй график будет привязан к первому. Нормально требовать от поставщиков доставку в течение 24 часов после подачи заявки.
2) График поставок должен привязывать за каждым поставщиком день (или дни) и время доставки. Это в первую очередь выгодно и самим поставщикам. В таком случае они смогут приехать и выждать очередь вместе с себе подобными (т. е. теми, кто также записан на этот временной промежуток). А это может быть не более 1-2 машин.
3) Необходимо ограничить время приема товара, например, первой половиной дня. После этого возможно будет синхронизировать работу самого склада. Прием товара – первая половина дня, выдача – вторая.
4) С поставщиками необходимо оговорить все особенности документального сопровождения поставок, как, например, сертификатов, ветеринарных свидетельств и электронных накладных.
Существующая практика такова, что если поставщик привез товар без полного пакета документов, то он уговаривает ритейлера принять товар и обещает привезти позже недостающие бумаги. Как только товар все-таки поставщику удастся протолкнуть, в роль просителя переходит ритейлер. Он обрывает телефоны поставщиков с просьбами довезти сертификат или «ветеринарку». Наиболее простой и эффективный выход – не принимать товар без всех документов. Единожды или дважды отказав поставщику, ритейлер приучит его к элементарной дисциплине. Также в договорах многих ритейлеров предусмотрены штрафные санкции за некачественное выполнение заявок. Необходимо будет систематизировать данные для того, чтобы выставить своим поставщикам обоснованные претензии. Помимо времени приема и выдачи товара, на складе необходимо установить и следующие правила:
1) Начало и конец рабочего дня склада. Сотрудники должны понимать, что склад работает не до последнего клиента. В работе склада должны быть как минимум три временных промежутка (приведены приблизительные временные промежутки): 1. Время приемки товара – 4 часа 2. Время выдачи – 3 часа. 3. Время внутренних перемещений, систематизации товарных остатков. Подготовка помещения к дальнейшей работе. Документальная сверка с бухгалтерией – 1 час.
2) Еженедельная проверка состояния товаров ( в присутствии завскладом и другого работника, его руководителя или другого сотрудника логистической службы), товарного вида и сроков годности.
3) Ежемесячная полная инвентаризация товара, сверка с бухгалтерией остатков. К такому переучету также необходима подготовка. Должны быть осуществлены все выдачи товаров и отменены приемки на один рабочий день или часть его. Если инвентаризацию можно провести за полдня, то можно отменить только выдачу, осуществив двукратное пополнение запасов в зале накануне. Нахождение просроченных продуктов запрещено не только в зале. Им нельзя находиться и на складе, за исключением специального помещения для хранения именно просроченных продуктов. Так как подобное отдельное помещение выделять нецелесообразно, необходимо скорейшим образом решать вопрос о возврате товара поставщику или ликвидации товара.
Семь складов – один ответ
Следующим шагом в развитии складского хозяйства станет создание единого склада, обслуживающего всю торговую сеть. Такой склад полностью решает все описанные выше проблемы. Вот почему торговой сети, располагающей 5- 7 СМ, уже стоит рассматривать вопрос создания распределительного центра (в дальнейшем – РЦ). А в принципе торговой сети, строящей большие планы, первый СМ и первый РЦ стоит возводить одновременно. Ведь само возведение его вместе с согласованиями может занять от двух лет и более. РЦ можно не привязывать к расположению какого-либо места торговли. Его вообще вполне целесообразно размещать за чертой города, главное, чтобы транспортная развязка была доступна. С точки зрения транспортных расходов удобнее всего, чтобы РЦ находился в географическом центре торговой сети, чтобы расстояния до каждого из СМ были примерно одинаковы. Однако вероятно, что центр этот будет находиться в черте города и, возможно, в самой насыщенной его части. Его расположение стоит учесть и поставить РЦ максимально близко.
Площадь РЦ не стоит ограничивать, лучше, если земельный участок превышает первоначальные потребности сети. Если сеть будет расширяться, будет развивать производство private labels, нагрузка на РЦ, естественно, возрастет. В противном же случае при сегодняшнем дефиците складских возрастет. В противном же случае при сегодняшнем дефиците складских площадей на их излишки будет совершенно несложно найти арендаторов. При наличии РЦ можно разгрузить склады при магазинах и большую их площадь перевести под торговлю. Точно так же за черту города можно перенести все производство продуктов питания – выпечку, салаты и т.д. Дорогая площадь в черте города будет максимально использоваться непосредственно под торговлю. Поставки с РЦ могут осуществляться ежедневно, а потому в СМ нет смысла держать запас больше, чем на 1-2 дня. Прямые поставки от дистрибьюторов могут осуществляться по группам товаров, чьи сроки хранения исчисляются не более чем 5-7 днями. Ведь РЦ все-таки замедляет оборот товара на 1-2 дня. Использование РЦ оптимизирует многие логистические процессы. Возможно увеличить запасы, повысить ритмичность поставок и разгрузить склады непосредственно при магазинах. Тем не менее его строительство – достаточно затратное мероприятие. Ритейлеру необходимо максимально эффективно использовать каждый м2 складской площади.