Ru 
Uk 
En Все системы, которые контролируют запасы, как правило, содержат информацию, касающуюся товаров: наличие, местонахождение, отгрузки, получение. В это же время много систем, расположенных на предприятиях, не могут должным образом обеспечить грамотное управление товарами на складе в силу того, что они не имеют необходимых данных о запасах товаров как находящихся в пути, так и тех, которые на месте. Нижеизложенная информация поможет вам повысить качество учета товарных запасов на складе.
Обычно менеджеры, заведующие размещением запасов на складе, не склонны смотреть на товары как на объект финансирования. Но с использованием именно такого подхода существует немалая вероятность того, что сохранность товаров будет увеличена. Особенно это касается стеклянных, железных, стальных и резиновых товаров.
Процесс хранения складских запасов для уменьшения риска финансовых потерь должен включать в себя:
- Подробное документирование всех операций, которые происходят на складе. Ничего не должно уйти из полок без соответствующего оформления документации.
- Точные бухгалтерские записи. Все товары должны подлежать списанию из учетных регистров. Необходимо исключить практику займа, свободного забора товаров или любых других изъятий товаров. Весь товарный оборот следует проводить лишь с внедрением письменной авторизации. Требуйте постоянное документальное сопровождение полного товарного движения до того момента, как товар заберут.
- Введение запрета на всякий неавторизованный доступ в отдел, занимающийся хранением товара. Таким образом, вы уменьшите различия между учетными записями сотрудников подразделений склада и фактическим наличием товаров, когда будете проводить инвентаризацию.
- Строгость в ведении складских процедур и правилах отгрузки/приемки товаров во время их поступления в отдел хранения. То есть существует несколько таких принципов, следование которым поможет осуществить контроль запасов: убрать неавторизованный доступ в отдел складирования, все посещения отдела записывать и контролировать, отгрузку товара также контролировать и документировать.
- Обязательно к учету товаров предъявляйте требования оперативности, точности и полноты. Самую точную информацию вам даст проведение инвентаризации. Если осуществлять ее каждый год, то вы получите отчет по соответствию количества запасов финансам, отчетностям и наличию товаров. Для наиболее тщательного проведения инвентаризации производите ее поэтапно и тщательно, разделяя на разные виды товаров. Самые ходовые товары лучше инвентаризировать в продолжение 48 часов, остальные — следующих 72 часа. Согласовывайте учетные записи и факт в продолжение 72 часов от первого подсчета.
- Лучше всего инвентаризацию проводить в тот период, когда на складе находится меньше всего продукции. Конечно, самый идеальный случай — это когда отсутствуют расхождения между первым и вторым подсчетами. Статистические правила гласят, что поправку в результате +/-2% разницы между вторым и первым подсчетами необходимо рассмотреть как такую, которая допустима статистикой. Считается, что если работник склада может показать сохранность оперативных записей по учету товара, то запас является абсолютно целостным. То есть, если при закупке 5 штук товара и отпуске 3 штук менеджер склада может показать наличие 2 штук на полках, то такой товар будет физически сохранен.
Для чего необходимы дополнительные процедуры по инвентаризации?
Для обеспечения полной сохранности запасов также используйте дополнительные процедуры по инвентаризации. Их часто называют непрерывной инвентаризацией. Они актуальны на тех складах, где в отделах происходит цикличный подсчет запасов. Такую инвентаризацию стоит проводить не реже, чем дважды в год.
Цикличные подсчеты позволяют складским работникам осуществлять просмотры всех товаров, находящихся на полках. Такие подсчеты необходимо проводить минимум 2 раза в год. Все важные решения менеджеров должны осуществляться с учетом складских остатков запаса. Они зависят от точности ведения записей учета. Проведение непрерывной инвентаризации будет обеспечивать точный и своевременный подсчет всех остатков товара и, соответственно, сможет обеспечить большую производительность оперативной системы учета для менеджеров запасов и отдела складирования.
Исследования показали, что при проведении непрерывных инвентаризаций в торговле в продолжение двух лет отклонения от учетных записей будут составлять менее 5%. Так сотрудники отдела хранения, менеджеры и директор ощутят себя более комфортно в ситуации, когда необходимо клиентам предлагать нужные товары и обеспечивать удовлетворение покупателей.
Существуют фирмы, которые имеют небольшой ассортимент и при этом проводят ежедневную инвентаризацию, подсчитывая наличие и остатки товара. Но обычно остаток товара по факту определяют после вычитания расходов из начальных товарных остатков, прибавляя приход за день, месяц или неделю.
Использование компьютеров дает возможность следить за остатками с высокой точностью. Расходы, которые происходят каждый день, вносятся обычно в компьютер или в конце рабочего дня, или по мере их совершения. Можно существенно сократить время на подсчет остатков, если вручную или с помощью сканирования штрих-кодов вносить приходы в систему учета. Также с помощью компьютера вы можете сохранять информацию о каждом товаре — его весе, размере, цене, нахождении на складе — или создавать описание ассортимента.
Когда происходит использование компьютерных систем, вы можете выставлять на витрину лишь некоторое количество образцов товарного ассортимента. Если необходимо, это расположение заносится в компьютер, поэтому система может мгновенно отобразить текущее местонахождение товара. Во время роботизации выборки заказа происходит быстрая и точная комплектация необходимой продукции.
Еще одной важной технологией для автоматизации является использование штрих-кодов. Оно способно сделать более точным и быстрым процесс занесения всех данных о расположении и приходе товаров. Цены на штрих- кодирование уменьшились, поэтому оно стало доступным значительно более широкому кругу предпринимателей и владельцев складов. Процесс сопровождается печатью ярлыков, которые крепятся на товары и места хранения, после чего происходит считывание информации компьютером из черточек, изображенных на штрих-коде.
Также существует голографическое оборудование — например, MaxiCode от фирмы UPS. Оно дает возможность сохранить в 5 раз больше информации с использованием в 3 раза меньшей площади пространства. И в случае, если какая-либо из частей штрих-кода повреждена, компьютер способен восстановить ее.
Старайтесь обеспечивать штрих-кодами все товары, которые поступают на ваш склад. Затем сможете детально контролировать оборот запасов с помощью стационарного или переносного сканера штрих-кодов. Проведение процедур сохранности товаров и точного учета дадут вам незаменимый потенциал для улучшения анализа запасов и создания прогнозов по продажным трендам и управлению запасами. Вы непременно увидите позитивный эффект в своей рентабельности инвестиций.